Projektiohjesääntö

Suurin osa Suomen roolipeliseuran toiminnasta tapahtuu projektien kautta, seuraavassa linjataan seuran projektien toimintaa vuonna 2019. Osa projekteista on lyhyempiä, kertaluontoisia projekteja ja osa on vakiintunutta, jatkuvasti käynnissä olevaa tai vuosittain toistuvaa toimintaa. Seura edistää projekteja kahdella mallilla, omina projekteina ja yhteistyöprojekteina. Yhteistyöprojekteissa toisena osapuolena voi olla yksi tai useampi yhteisö tai yksityishenkilö ja projektin vastuut määritellään projektikohtaisesti. Seuran omissa projekteissa kaikki projektin toimijat ovat seuran toimihenkilöitä tai toimivat näiden johdolla.

Molempia projektityyppejä koskevat

  • Projektista kirjoitetaan “peruskirja”, josta selviää projektin tavoitteet, tarkoitus, toimintamuodot ja työryhmän jäsenet. Yhteistyöprojektien osalta kirjataan myös seuran ja yhteistyökumppanin vastuut toisilleen.
  • Työryhmä on päävastuussa projektin suunnittelusta ja toiminnasta
  • Kuulumiset ja uutiset näkyy seuran viestinnässä ja somessa
  • Tekijöiden mahdollista osallistua Projektiporinoihin saadakseen vertaistukea ja yhteistä ideointia projektinsa kehittämiseksi
  • Projekti/toiminto esitellään seuran verkkosivuilla
  • Projekti käyttää seuran tunnusta näkyvästi toiminnassaan.
  • Seura voi hallituksen päätöksellä irtisanoutua yhteistyöstä projektin kanssa, jos projekti päättää tehdä jotain, mikä on ristiriidassa seuran tavoitteiden kanssa.
  • Tällöin projekti voi halutessaan jatkaa omillaan, mutta ei saa enää käyttää seuran tunnuksia tai resursseja.

Seuran omat projekteja ja pysyviä toimintoja koskevat linjaukset:

  • Seuralla on yhteinen ohjausvastuu projektin suhteen, mutta korkein päätäntävalta projektissa on projektin työryhmällä
  • Seuralla on vastuu projektin jatkuvuudesta: uusien tekijöiden rekrytoiminen vanhan tiimin tueksi tai työn jatkajiksi vanhan tiimin näin toivoessa
  • Taloudellinen vastuu projektista on seuralla, ellei muuta sovita
  • Projektilla on mahdollisuus käyttää seuran viestintäkanavia sekä aktiivilistaa projektin/toiminnon hyödyksi
  • Projektityöryhmällä on raportointivastuu seuralle puolivuosittain ja projektin loppuessa
  • Projekti noudattaa SRS:n viestintäohjeistoa, ellei muuta ole sovittu

Yhteistyöprojekteja koskevat linjaukset:

  • Projektin päätökset tekee projektin työryhmä ja seuran hallitus tai erikseen nimetty toimihenkilö toimii apuna sovituissa asioissa
  • Seuralla taloudellinen vastuu vain asioista, joista erikseen sovitaan
  • Sovitaan erikseen, mitä vastuita ja velvollisuuksia seuralla on näiden lisäksi projektia kohtaan
  • Raportointivastuu seuralle vuosikertomukseen